Depuis 5 ans, l’association  » Décider ensemble » organise les « Trophées de la participation et de la concertation » récompensant les meilleures initiatives, publiques ou privées, en matière de participation du public (https://www.deciderensemble.com/page/975003-trophees-de-la-participation-et-de-la-concertation).

Repenser un tel événement ne relevait pas simplement d’un projet de « communication ». Projet clé, il implique de repenser la relation aux usagers concernés et s’inscrit aussi nécessairement dans une réflexion stratégique à moyen-long terme dans un domaine ouvert aux initiatives multiples et de plus en plus participatives, y compris numériquement.

3 ateliers, une stratégie, un scénario, un plan d’action

Situation sanitaire oblige, les 3 ateliers en ligne, ont permis, à partir d’un état des lieux partagé, d’identifier les défis à résoudre pour définir un scénario cible décliné en plan d’actions modulaires et progressif.

#atelier1 BIM, l’état des lieux partagé :

Assez classiquement, le premier atelier devait permettre à l’ensemble des parties prenantes, de partager leurs regards respectifs, les points positifs ou les irritants déjà identifiés. Stratégie, valeurs, acteurs, processus de « fabrication » ont donc été décrits et analysés pour repérer les questions à résoudre. Le « + » a été, par un #SCAMPER, de voir si les acteurs mobilisés sur le processus étaient substituables, indispensables, remplaçables ou pouvaient exercer un autre rôle.

Techniques utilisées : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien et Pourquoi (#QQOQCCP) en mobilisant carte mentale, cartographie, Custom Journey Map (#CJM) et Scamper

#atelier2 BAM, les défis, les projets :

L’état des lieux partagé, le deuxième atelier s’est concentré, aussi classiquement, sur la verbalisation des défis à résoudre ponctué par l’indispensable « brainstorming en post-it » mais électroniques. Avantage du travail en ligne dans un outil dédié : permettre en synergie l’émergence des idées en pouvant, en direct, voir s’afficher les idées de chacun et ainsi gagner du temps sur le « debrief » des sous-groupes nécessaires en présentiel.

Techniques utilisées : le Comment Pourrions Nous ? (#CPN), une fois de plus, a demontré la puissance d’une identification collective des défis sans partir directement dans la production de post-it sans tenir compte contexte et des contraintes.
La synthèse intermédiaire (hors atelier) permettait de dégager les projets et actions susceptibles de répondre au projet initial.

#atelier3 BOUM, un scénario d’usage, véritable stratégie orientée usagers.

La mission aurait pu se conclure par un travail sur les actions à mettre en œuvre en identifiant leur modalités de réalisation, dans une démarche projet assez classique.
Il est cependant apparu, assez naturellement, qu’une séquence de type « prototypage » pouvait apporter une plus -value certaine au regard de la synergie entre actions et d’une possible modularité de leur mise en œuvre.
Le dernier atelier a donc été redéfini pour profiter de la présence de tous les acteurs et les projeter dans un « scénario prospectif d’usage« . En  « faisant jouer » le processus de gestion avec les nouvelles propositions, le consensus collectif a opéré pleinement allant jusqu’à pouvoir établir un scénario à 3 ans scandé par une mise en place progressive des actions incluant leur évaluation en temps réel et laissant ouverte la possibilité de remodifier la trajectoire au regard des évolutions possibles et non-maîtrisables à date.

Techniques utilisés : scénario d’usage prospectif, mise en situation.

Le scénario d'usage prospectif

Spécificité du design sur le projet

L’apport du #designthinking, sur ce projet n’a pas tant été de pouvoir mobiliser l’intelligence collective, que de dérouler un cycle entier jusqu’à la phase de mise en situation « virtuelle » d’une projection à 2 ou 3 ans.
Repenser un événementiel aurait pu trouver une concrétisation efficiente à court terme, en optimisant l’évènement dans son animation et ses modalités.
En le projetant opérationnellement dans le contexte stratégique de l’entité et dans son éco-système spécifique, il a été possible de « dessiner » plus loin en posant les garde-fous d’une concrétisation tenant compte des nécessaires aléas qui surgiront.

Durée et conditions du projet :
– 3 ateliers de 2h30, 10-15 participants ;
– 1 mois et demi du premier atelier à la restitution des livrables.
– 2 designers ;
– une plateforme de #designthinking (Miro)

Atelier designthink - sequençage


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